業務改善 × IT
業務改善とは？……最終的に使うのは「人」
2020年現在、国の方針としても働き方改革が推進されていますが、社員さんから管理職まで含めて、働き方を見直す場合、必ず必要になってくるのが業務改善です。
株式会社エンカレッジでは、この業務改善について、
- ① 現状分析と課題の洗い出し
- ② 改善策の立案
- ③ 改善策の浸透
- ④ 実際に効果を発揮
するまで、ご依頼主企業様と二人三脚でサポートを行います。(弊社からの一方的な提案ではなく、御社の立場に立って「共創(きょうそう)」を実施いたします。)
またITを活用する取組みの場合は、そのIT導入が「ただ入れただけ」にならないよう、社員さんの日常業務として浸透し、「本当に活用されるまで」サポートを行います。
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Point1
業務改善とは？
業務改善とは「業務を現在よりもよりよいものにすること」です。
具体的には…
- 支援の流れ
- 現状より手間や時間をかけずに同じ業務の結果が得られる
- ミスを減らす
- 業務の過程で起こるミスを発生させないようにすること
- 業務成果の向上
- 業務により得られる成果を、より高いレベルにすること
- 業務期間の短縮
- より短時間で業務が完了すること
しかし、分かっていても、実際に業務改善を行うと
「どこから手を付けて良いのかわからない」
「計画は立てても実行は難しい」
「中心になってやってくれる人がいない」
など、困っている事業所様も多いのではないでしょうか？そして業務改善も、「(IT)ツールありき」ではありません。
費用をかければ大丈夫という事でもありません。
最終的に使うのは「人」です。 -
Point2
業務改善のステップ
Step1目的や目標の明確化
何のために改善するのか？
目的や目標、進め方などの基本方針を明確にして、関わる人たちが共通認識を持てるようにします。
具体的には、社長・管理職の方々と弊社とで数回のミーティングを行い、基本方針を決めます。
Step2現状分析
現状の見える化(可視化)を行い、どこが問題なのか、どれだけ問題なのかを明らかにします。
具体的には、管理職の方々、現場責任者の方や社員さんも含めてできるだけ多くのスタッフの方と、弊社スタッフとで現状分析ミーティングを行います。
Step3改善案（あるべき姿や新たな業務手順）
課題の解決策や改善目標達成のためのアイデアを、できる限り出します。そこから実現可能性の高いアイデアを絞り込み、それを基に改善案（あるべき姿や業務のやり方）をまとめます。
また実際の手順や実施方法についても、一作業単位ベースで検討します。具体的には、数名のプロジェクトメンバーを選定し、弊社スタッフも含めミーティングを行います。
Step4改善の実施
改善案を実際の業務の中に取り入れます。
具体的には、新しい業務手順を実施するためのスケジュールをプロジェクトメンバーと策定し、新しい業務手順が業務に浸透するよう、プロジェクトメンバーと弊社でサポートを行います。
Step5改善効果の確認フォロー
実施後の状況がどうなのか、プロセス管理を行い、修正が必要であれば修正などのフォローを行います。
その際に必要なのは、以下の3つの「効果」の検証です。- ・数値で表す「定量効果」
- ・業務プロセスなどの仕組みが改善できているかの「定性効果」
- ・実際に改善を行っているスタッフの意識がどうなったかという「意識効果」
この3点をプロジェクトメンバーと共に確認します。
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Point3
業務改善 × IT
クラウドやインターネット環境が発達している現在、業務改善もIT化を視野に入れて進めるほうが効率的です。
ただ忘れてはいけないのは、IT(ツール)ありきではありません。IT化するとしても、上記の業務改善のステップを通して、その改善策を実行するための「一手段として」ITを導入します。
まだIT化されておられない事業所様は、“どうにかしたい！”という想いはあっても、どのようにすればよいかがわからない、という壁に行き当たっておられる様子を多くお見受けします。
人は、やったことがない方法、見たことがないものは、それを実際に自分でやることを、なかなか頭ではイメージしにくいものです。そんな時も、弊社にお任せ下さい。
事例-1弊社でも2019年に業務改善に取り組みました。
その他にも、運輸業、サービス業、製造業などでの導入支援実績があります。
弊社は「業務改善×IT」を、それぞれの事業所様が効果的に取り入れていただけるように以下の組織と連携を取っております。
サイボウズ オフィシャル コンサルティングパートナー
株式会社エンカレッジは、2020年5月よりサイボウズ オフィシャル コンサルティングパートナーです。
サイボウズ オフィシャル コンサルティングパートナーとは- サイボウズ製品の教育や、業務コンサルティングサービスを提供する認定パートナーです。
kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能も備えているため社内の情報共有もスムーズです。!!
AI・IoT普及推進協会
株式会社エンカレッジは、2020年3月より一般社団法人AI・IoT普及推進協会の四国支部です。
AIPAでは、AI・IoT導入支援を行っており、ITベンダーとの調整により最適なAI・IoTツールや導入方法をご支援させていただきます。また小規模事業者の場合は持続化補助金、中小企業の場合、国の支援制度であるIT導入補助金、または、ものづくり補助金などの補助金に関するアドバイスも可能です。AI・IoTに関するご相談であればどんなことでも結構です。また基本的なITに関することでも結構です。是非、お気軽にご相談ください!!
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Point4
業務改善を成功させるポイント
業務改善も、最後に使うのは「人」。
どんなに優れた「改善策」も、それを「実行」する社員･スタッフが、やる気を持って実行してくれなければ、ただの絵になってしまいます。社員の一人一人が、やる気を持って、自ら成長しながら、個々の業務パフォーマンス自体も改善されていくことで、初めて効果を発揮します。
そのために必要なのは、仕事に対する意識の改革、やる気を高めるマインド醸成、そして、誰もが解りやすいマニュアルの作成です。
そして、やる気マインドを醸成するためには、一人一人の気持ちや考えに耳を傾けることも必要です。
上司やリーダーと、社員・スタッフとの定期的な対話の時間を持っている事業所は、業務改善も上手く進むことが多いように感じています。
また、1対1で30分程度の対話をする「1on1」も効果的です。1on1では、スタッフのパフォーマンス向上を目的に、「目標設定」「伸ばしたい能力」などについて話します。
弊社は、長年、県内企業様の「人づくり」に深く携わってきた会社です。このような、「改善策」を「社員に実際に浸透させる」ノウハウも豊富に揃えておりますので、是非お気軽にご相談下さい。
